Grisbi - Handbuch

Grisbi Handbuch

Kapitel 6 Buchungen

Der Berich Buchungen ist der Hauptbestandteil von Grisbi.
Es gibt zwei Bereiche: Die Auflistung von Konten auf der linken Seite und die Buchungsübersicht auf der rechten Seite.

6.1 Auflistung von Konten

Das aktuell ausgewählte Konto wird mit dem Symbol Buch offen dargestellt.
Um auf ein anderes Konto zu wechseln, müssen Sie einfach auf den Eintrag des entsprechenden Kontos klicken. Die Reihenfolge der Konten kann mit Drag & Drop geändert werden.

6.2 Buchungen Übersicht

Wie bereits erwähnt zeigt der rechte Bereich die Buchungsübersicht des ausgewählten Kontos an. Die Auswahl einer Buchung kann mit den Pfeiltasten auf und ab erfolgen.

Direkt unterhalb dieser Liste werden der Abgestimmte und Aktuelle Soldo angezeigt. Der abgeglichene Saldo entspricht dem Saldo des letzten Abgleichs, der aktuelle Saldo zeigt den Kontostand unter Berücksichtigung aller eingegebenen Buchungen. Der Abgleich von Konten ist im Kapitel 8 beschrieben.

Die Darstellung der Buchungsliste kann mit den Icons direkt über der Buchungsliste angepasst werden. Die Icons haben folgende Funktionen:

Formular anzeigen/verbergen: zeigt oder verbirgt das Formular für die Eingabe/Bearbeitung von Buchungen
4/3/2/1 Zeile pro Buchung: legt die Darstellungstiefe der Buchungsübersicht fest
Abgestimmte Buchungen anzeigen/verbergen: legt die Darstellung für abgestimmte Buchungen fest

Wenn Sie die Darstellung der Buchungsliste verändern gilt die geänderte Darstellung für alle Konten. Es besteht auch die Möglichkeit, die Darstellung der Buchungsübersicht für jedes Konto gesondert festzulegen - siehe dazu Kapitel 17.4.5 .

Mit der Eingabetaste oder mit einem Doppelklick auf eine Buchungen können Buchungen bearbeit werden.
Wenn Sie in der Buchungsübersicht eine Leere Zeile am Listenende selektieren wird mit der Eingabetaste oder dem Doppelklick eine neue Buchung angelegt. Das Formular für die Eingabe/Bearbeitung von Buchungen wird in diesem Fall automatisch angezeigt.

Mit der Taste Entf kann eine Buchung gelöscht werden. Um ein versehentliches Löschen zu verhindern wird eine Messagebox mit einer Löschrückfrage angezeigt.

Die Tastenkombination STRG+P markiert eine Buchung als verrechnet/nicht verrechnet. Mit STRG+R kann eine Buchung als abgestimmt/nicht abgestimmt markiert werden. Eine Buchung sollte im Regelfall nicht manuell auf verrechnet oder abgestimmt gesetzt werden, stattdessen sollte das Konto regelmäßig abgeglichen werden - siehe dazu Kapitel 8 .

In der Buchungsübersicht gibt es auch ein Kontextmenü. Mit dem Kontextmenü können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Buchung bearbeiten
Eine neue Buchung erfassen
Die selektiere Buchung als Vorlage verwenden
Buchung löschen
Buchung klonen
Die selektierte Buchung regelmäßig ausführen
Buchung auf ein anderes Konto verschieben

6.3 Buchung erstellen

Die Erfassung von Buchungen erfolgt mit der Eingabemaske im unteren Bereich der Buchungsseite.

Zwischen den Feldern kann mit der Tabulator-Taste gewechselt werden. Das Verhalten der Eingabetaste ist konfigurierbar. Entweder wird in das nächste Feld gewechselt oder die erfassten Daten werden gespeichert und in die Buchungsübersicht übernommen. Die Konfiguration der Eingabetaste ist im Kapitel 17.4.4 beschrieben.

Mit der Esc-Taste kann die Erfassung/Bearbeitung einer Buchung verworfen werden.

Folgende Daten können bei einer Buchung erfasst werden:

Buchungsnummer
Erfassungsdatum
Wertstellungsdatum
Geschäftsjahr
Empfänger
Kategorie
Budgeteintrag
Notiz
Betrag Ausgabe
Betrag Einnahme
Zahlungsweise
Bankreferenz
Buchungswährung
Schecknummer

Normalerweise werden nicht alle beschriebenen Felder im Buchungsformular angezeigt. Es ist konfigurierbar, welche Felder im Buchungsforumular angezeigt werden. Die Konfiguration vom Buchungsformular ist im Kapitel 17.4.4 beschrieben.

Es ist mit der Tastatur möglich Einträge in der Auswahlliste auszuwählen.

Die Auswahllisten für Empfänger, Kategorien und Budgeteinträge lassen sich mit auf und ab öffnen. Ein Eintrag kann wiederum mit auf und ab ausgewählt werden. Es ist auch möglich mit der Eingabe der ersten Zeichen zu beginnen und Grisbi die Eingabe vervollständigen zu lassen, sobald genügend Zeichen zur Identifikation des Eintrags eingegeben sind.

Die Auswahllisten für Währung, Geschäftsjahr und Zahlungsmethode öffnen Sich durch Betätigen der Leertaste, danach kann mit auf und ab ein Eintrag ausgewählt werden.

Das Tagesdatum bzw. das Datum der letzten Buchung wird automatisch eingetragen. Ein Doppelklick auf das Datum oder die Tastenkombination STRG+Eingabetaste öffnen einen Kalender, in dem Sie ein Datum auswählen und in das Eingabefeld übernehmen können.

Sie können das Datum auch mit der Tastatur im t/m/j-Format eingeben. Es reicht, den Tag oder Monat mit einer Stelle einzugeben. Wenn das laufende Jahr eingetragen werden soll ist die Eingabe vom Jahr nicht notwendig, Grisbi ergänzt das Jahr automatisch. Die Eingabe im Format ttmmjj oder ttmm ist ebenfalls möglich.

Für die Erfassung vom Datum gibt es desweiteren folgende Tastenkombinationen:

+ oder - : erhöht/reduziert das Datum um einen Tag
Bild auf oder Bild ab : erhöht/reduziert das Datum um einen Monat
SHIFT+Bild auf oder SHIFT+Bild ab : erhöht/reduziert das Datum um ein Jahr

Während der Eingabe in die Felder Empfänger, Kategorie oder Budgeteinträge schlägt Grisbi automatisch einen Eintrag vor, sobald genügend Zeichen eingegeben wurden. Um diesen Eintrag zu bestätigen verwenden Sie die Tabulator oder Eingabetaste ,je nach Ihrer Konfiguration.

Wenn das Feld Empfänger befüllt wurde werden die restlichen Felder mit den Daten der letzten Buchung von diesem Empfänger befüllt.

Umbuchungen zwischen den Konten werden gebucht, indem Sie die Kategorie Umbuchung: Kontoname wählen. Die Gegenbuchung wird automatisch im anderen Konto eingetragen. Wenn die Konten nicht in der gleichen Währung geführt werden, führt Grisbi automatisch die Umrechnung durch.

6.4 Buchung splitten

Eine Buchung splitten bedeutet eine Buchung auf mehrere Kategorien aufzuteilen, Beispiel: Sie kaufen ein einem Supermarkt Nahrungsmittel und Bekleidung - beim erfassen der Buchung splitten Sie den Gesamtbetrag in die Kategorien Nahrungsmittel und Bekleidung auf. Es besteht des weiteren die Möglichkeit, Teile einer Splitbuchung gleichen Kategorien zuzuordnen und bei Notizen einen Eintrag für Nahrungsmittel und Bekleidung zu erfassen.

Um eine Buchung aufzusplitten wählen Sie die Kategorie Buchung aufsplitten aus und klicken danach auf die Schaltfläche Splitbuchung links unten. Die Schaltfläche Splitbuchung wird nur angezeigt wenn als Kategorie Buchung aufsplitten ausgewählt wurde.

Wenn Sie versuchen eine Buchung mit der Kategorie Splitbuchung abzuschließen, ohne diese Schaltfläche betätigt zu haben, wird Grisbi automatisch das Fenster für die Erfassung von Splitbuchungen anzeigen.

Die Erfassung einer Splitbuchung ist ähnlich wie die Erfassung von einer regulären Buchung.
Die Kontenliste wird durch ein Fenster ersetzt, welches die Summe der Splitbuchungen und die Differenz zum Betrag der Hauptbuchung anzeigt.

Erfasste Buchungsbeträge werden im oberen Teil des Fensters angezeigt.

Bei Splitbuchungen können Soll und Haben Beträge durch ein Minus-Zeichen getrennt werden, ein Beispiel:
Sie möchten Ihre Lohnbuchung in Bruttoeinkommen und Nebenkosten aufteilen - die Nebenkosten sind Negativwerte. Erfassen Sie also eine Buchung und splitten diese in Bruttoeinkommen (positiver Betrag) und Nebenkosten (negativer Betrag) auf.

Wenn der Differenzbetrag Null ist können Sie mit der Schaltfläche OK die Splitbuchung abschließen. Solange es einen Differenzbetrag ungleich Null gibt kann die Splitbuchung nicht abgeschlossen werden.

Wenn das Fenster für Splitbuchungen verlassen wird, müssen Sie die Buchung wie üblich bestätigen. Wenn bei Splitbuchungen nachträglich Änderungen ausgeführt werden ist es besonders wichtig, die Hauptbuchung mit OK zu bestätigen.

6.5 Buchung bearbeiten

Eine ausgewählte Buchung kann durch Betätigung der Eingabetaste oder mit Doppelklick bearbeitet werden. In der Buchungsübersicht wird in weiterer Folge das Buchungsformular angezeigt - Sie können nun Daten ändern.

Wenn die selektiere Buchung bereits den Status Abgestimmt hat, kann der Buchungsbetrag nicht geändert werden. Die restlichen Datenfelder sind änderbar.

Bei abgestimmten Buchungen kann der Betrag nur geändert werden, wenn der Status Abgestimmt entfernt wird. Selektieren Sie dazu die Buchung und rufen die Tastenkombination STRG+R auf. Ändern Sie nun den Betrag der Buchung und setzen den Status wieder mit der Tastenkombination STRG+R auf abgestimmt.

Das manuelle Abstimmen von Buchungen wird nicht empfohlen - die oben beschriebene Vorgehensweise funktioniert derzeit in Grisbi, es ist jedoch möglich dass in neueren Versionen ein manuelles Abstimmen nicht mehr möglich ist.

6.6 Buchung löschen

Eine selektierte Buchung kann mit der Taste Entfernen oder mit dem Kontextmenü Buchung löschen gelöscht werden.
Das Löschen einer Buchung ist in folgenden Fällen nicht möglich:

die selektierte Buchung hat den Status abgestimmt
die selektierte Buchung wird gerade bearbeitet

Teilbuchungen einer Splitbuchung können auf die gleiche Art und Weise gelöscht werden.

6.7 Buchungen in anderen Währungen

Grisbi ist Mehrwährungsfähig - es können Buchungen in verschiedenen Währungen und mit/ohne Berücksichtigung von Wechselgebühr erfasst werden. Für die Mehrwährungsfähig müssen Währungen eingerichtet werden, die Einrichtung von Währungen ist im Kapitel 17.5.1 beschrieben.

Eine Währung kann bei der Erfassung einer Buchung angegeben werden. Es gibt zwei Möglichkeiten für Buchungen mit Währungen.

Die eingegebene Währung ist in der EURO Zone:
Grisbi rechnet den Buchungsbetrag automatisch und ohne Berücksichtigung von Wechselgebühren um.

Die eingegebene Währung ist nicht in der EURO Zone:
Wenn es zu der eingegeben Währung keinen Wechselkurs gibt wird von Grisbi eine Fenster für die Eingabe von Wechselkurs und Wechselgebühren angezeigt. Die eingegeben Daten werden bei der Umrechnung berücksichtigt, scheinen jedoch nicht bei der Buchung auf. Es besteht auch die Möglichkeit, für Wechselgebühren eine eigene Buchung zu erfassen, z.B. mit einer Kategorie Bank:Wechselgebühren.

Wenn Sie Wechselgebühren für eine Währung der Eurozone eintragen möchten, müssen Sie die Buchung erneut bearbeiten und das Feld für Wechselgebühren befüllen.

Bitte beachten Sie bei der Umrechnung die Richtung - EURO nach Währung oder Währung nach EURO. Sie können die Richtung vorgeben indem Sie auf die Pfeile rechts vom Betrag der Währung klicken.

Wenn Sie eine Umbuchung zwischen Konten mit unterschiedlicher Währungen erstellen, erzeugt Grisbi automatisch die Gegenbuchung in der Währung des anderen Kontos. Wenn beim anderen Konto keine Währung zugeordnet ist wird ein Fenster für die Eingabe des Wechselkurses angezeigt.

6.8 Neuer Empfänger, neue Kategorie oder neuer Budgeteintrag

Ein Empfänger, eine Kategorie oder ein Budgeteintrag kann bei der Erfassung einer Buchung durch Dateneingabe neu angelegt werden. Sie können in den Bereichen Empfänger, Kategorien und Budgeteinträge die neu erfassten Daten jederzeit ändern.

Achtung: wenn Sie eine neuen Unterkategorie erfassen wollen muss die Dateneingabe für Kategorie im Syntax Kategorie:Unterkategorie erfolgen, z.B. Familie:Kinder. Die gleiche Syntax gilt auch für Budget:Teil-Budgeteintrag.

Ein Empfänger, eine Kategorie oder Budgeteintrag kann auch in den jeweiligen Bereichen erfasst werden.

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