Grisbi Handbuch
Copyright © 2004 Alain Portal, Loïc Breilloux, Benjamin Drieu
Copyright © 2007 deutsche Übersetzung Martin Stromberger
Version 0.5.9 - 1, erstellt 2007
Kapitel 18 Tipps
In den folgenden Kapiteln werden Tipps für die Verwendung von Grisbi beschrieben, damit Sie Grisbi noch effizienter einsetzen/verwenden können.
18.1 Empfänger und Kategorien
Einige Anwender haben die Frage gestellt, was der Unterschied zwischen Empfänger und Kategorien ist und wozu man Kategorien benötigt. Die Unterschied ist recht einfach erklärt:
- Ein Empfänger ist eine Person oder eine Firma für eine finanzielle Beziehung
- Kategorien sind Gründe für finanzielle Beziehungen
Der Empfänger ist also das Wer und die Kategorie das Warum. Wenn der Empfänger oft gewecheselt wird besteht natürlich die Möglichkeit, einen generischen Empfänger zu erstellen wenn für die gleiche Kategorie der Empfänger oft gewechselt wird - z.B. Tankstelle für die Kategorie Kraftstoff. Der Nachteil von einem generische Empfänger ist, dass die Buchhaltung und die Auswertung in Berichten weniger genau sind.
18.2 Kategorien und Budgeteinträge
In Grisbi besteht die Möglichkeit, Buchungen einem Budgeteintrag zuzuordnen. Mit dieser Zuordnung ist es Möglich, eine Auswertung oder Abbrechung über mehrere Kategorien zu erstellen. Kategorien und Bugeteinträge unterscheiden sich folgend:
- Kategorien sind Detailgründe für eine Buchung
- Budgeteinträge Hauptgründe für eine Buchung
Die Kategorie ist also das Was und der Budgeteintrag das Warum. Die Verwendung von Budgeteinträgen lässt sich am besten mit einem Beispiel für Urlaub erklären:
Die Ausgaben im Urlaub haben im Regelfall unterschiedliche Kategorien - Hotel, Eintrittskarten für Freizeitanlage, Maut, etc...
Die Gesamtkosten für den Urlaub können auf zwei Möglichkeit ermittelt werden.
- Anlage von Kategorien und Unterkategorien für Urlaub
- Anlage von einem Budgeteintrag für Urlaub
Möglichkeit 1 würde grundsätzlich zum Ziel führen, jedoch ist diese Variante mit einem höheren Aufwand verbunden, desweiteren
werden einige Kategorien angelegt die Sie sonst nie mehr benötigen.
Bei Möglichkeit 2 müssen Sie nur einen Budgeteintrag für Urlaub anlegen und beim Erfassen der Buchungen den Budgeteintrag auswählen.
Wenn Sie im Bereich Budgeteinträge den Eintrag für Urlaub auswählen, sehen Sie auf einem Blick wie viel der Urlaub gekostet hat.
Budgeteinträge sind eine Besonderheit von Grisbi - die Verwendung von Budgeteinträgen ist optional. Wenn Sie der Meinung sind das Budgeteinträge viel zu kompliziert sind, verwenden Sie diese einfach nicht.
18.3 Interne und externe Überweisungen
Grisbi unterscheidet zwischen internen und externen Überweisungen, der Unterschied und die Verwendungsweise wird in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Externe Überweisungen
Externe Überweisungen sind eingehende oder ausgehende Zahlungen von Ihrem Bankkonto. Die Gehaltszahlung auf Ihr Girokonto ist eine externe, eingehende Überweisung. Die Zahlung der Miete ist eine externe, ausgehende Überweisung.
Interne Überweisungen
Bei internen Überweisungen handelt es sich um Buchungen zwischen Grisbi-Konten, ein Beispiel für eine interne Überweisung:
Sie haben in Grisbi ein Bankkonto und ein Bargeldkonto angelegt, das Bargeldkonto wird für die Verwaltung des Geldes in ihrer
Brieftasche verwendet. Wenn Sie vom Bankkonto einen Betrag beheben und das Geld in Ihre Brieftasche stecken ist dieser Vorgang
eine interne Überweisung vom Bankkonto auf das Bargeldkonto
Für interne Überweisungen sollten im Regelfall Umbuchungen verwendend werden, da es sich um keine Ausgaben oder Einnahmen handelt. Umbuchungen können beim Erfassen einer Buchung unter Kategorie ausgewählt werden.
18.4 Kontoarten
Im Kapitel 7.1 gibt es eine Beschreibung für die Verwaltung von Konten, in diesem Kapitel werden die einzelnen Kontoarten beschrieben.
18.4.1 Bankkonto
Ein Bankkonto repräsentiert ein reales Konto welches Sie bei Ihrer Bank haben. Girokonten, Kreditkartenkonten, etc... sind typische Bankkonten.
18.4.2 Bargeldkonto
Ein Bargeldkonto wird für die Verwaltung von Bargeld verwendet, Beispiel:
Sie beheben von Ihrem Bankkonto einen Betrag und geben diesen Betrag in verschiedenen Kategorien aus, die einzelnen Ausgaben werden bar bezahlt. Wenn Sie ein Bargeldkonto angelegt haben können Sie für die einzelnen Ausgaben Buchungen im Bargeldkonto erfassen. Wenn es kein Bargeldkonto gibt, haben Sie im Bankkonto zwar eine Buchung für die Behebung, jedoch wissen Sie nicht wofür das Geld ausgegeben wurde.
18.4.3 Konto für Passiva
Ein Konto für Passiva kennzeichnet sich dadurch aus, dass der Anfangssaldo negativ ist und das der Endsaldo nie größer als Null sein kann. Typische Konten für Passiva sind Kreditkonten, Konten für Darlehen, etc... Genaugenommen wird der Anfangssaldo erst negativ, wenn von diesem Konto die erste Buchung ausgeführt wird, z.B. die Auszahlung von einem Kredit auf ein Girokonto.
Wenn Sie z.B. ein Konto für Passiva für einen Kredit angelegt haben, können Sie alle Tilgungsraten, die Zinsen und allfällige Nebenkosten in diesem Konto erfassen. Es ist dadurch möglich, den offenen Rückzahlungsbetrag sowie Brutto und Nettokosten für den Kredit zu ermitteln bzw. auszuwerten.
18.4.4 Konto für Anlagen
Ein Konto für Anlagen kennzeichnet sich dadurch aus, dass der Anfangs und Endsaldo nie kleiner als Null sein kann. Typische Konten für Anlagen sind Sparkonten, Bausparkonten, etc...
18.5 Konto für Sammelzahlungen
Eine Sammelzahlung ist die Summe von Einzelzahlungen welche:
- die gleiche Kategorie haben
- unterschiedliche Empfänger haben
- mit Scheck oder bar bezahlt werden
Eine vollständige Sammelzahlung wird in weiterer Folge als eine Zahlung auf ein Bankkonto überwiesen. Ein typisches Beispiel für eine Sammelzahlung ist der Mitgliedsbeitrag in einem Verein. Der Kassier hebt die Mitgliedsbeiträge ein und legt das Geld oder die Schecks in die Vereinskasse. Wenn alle Mitglieder den Beitrag gezahlt haben bringt der Kassier das Geld und Schecks zur Bank.
Für die Verwaltung von Sammelzahlungen ist die beste Vorgehensweise, ein eigenes Konto anzulegen. Das Konto sollte die Art Bargeldkonto haben, der Anfangssaldo sollte der negative Betrag der zu erwarteten Zahlungen sein. Wenn alle Einzelzahlungen getätigt wurden, ist der Saldo des Kontos Null und der Betrag kann auf ein Bankkonto überwiesen werden. Diese Vorgehensweise bietet folgende Vorteile:
- im Konto für die Sammelzahlungen kann sofort ermittelt werden, ob und von wem noch Zahlungen ausständig sind
- für die Überweisung auf das Bankkonto muss nur eine Buchung erfasst werden
18.6 Geschäftsjahre
18.6.1 Geschäftsjahr Beschreibung
Ein Geschäftsjahr hat im Regelfall die Laufzeit von einem Kalenderjahr. Das Beginn und Enddatum muss nicht mit dem Beginn und Enddatum vom Kalenderjahr übereinstimmen - bei Firmen ist es z.B. üblich das ein Geschäftsjahr von Juni bis Juni geht. Mit Geschäftsjahren ist es möglich, eine Prognose über erwartete Einnahmen und Ausgaben zu erstellen.
18.6.2 Geschäftsjahr Bedingungen
Für die Verwendung von Geschäftsjahren müssen folgende Bedingungen eingehalten werden:
- der Zeitraum von einem Geschäftsjahr ist ein Kalenderjahr
- es gibt definierte Kategorien welche einem Geschäftsjahr zugeordnet werden
Eine genaue Prognose kann nur erstellt werden, wenn die zwei Bedienungen eingehalten werden.
18.6.3 Geschäftsjahr Beispiel
Sie haben während des Zeitraumes von einem Jahr regelmäßige Zahlungen für die Kategorien Miete, Strom, Telefon. Wenn Sie ein Geschäftsjahr erstellen und alle Buchungen für diese Kategorien dem Geschäftsjahr zuordnen, können Sie mit einem Bereicht die Gesamtausgaben für diese Kategorien ermitteln. Mit diesem Bericht kann eine Prognose für das nächste Geschäftsjahr erstellt werden.