Grisbi - Manuale d'uso

Manuale d'uso de Grisbi

Chapitre 17 Configuration

Toutes les options qui suivent sont accessibles par le menu Edition rubrique Paramètres.

Vous avez accès à de nombreux paramètres pour configurer Grisbi que nous allons énumérés ci-dessous.

17.1 Fichiers

Cet onglet permet de définir la façon dont Grisbi utilise vos fichiers de comptes (voir figure 17.1).

Figure 17.1 : Configuration des fichiers

Gestion des fichiers de comptes

On peut y configurer :

le chargement automatique ou non du dernier fichier utilisé (par défaut, Grisbi charge automatiquement le dernier modifié) ;
l'enregistrement automatique ou non lors de la fermeture du fichier ou du programme (par défaut, Grisbi n'enregistre pas automatiquement le fichier s'il a été modifié et vous demandera donc de le faire) ;
Grisbi permettant à plusieurs utilisateurs d'avoir accès au même fichier (non pas simultanément mais successivement), il vous est possible de décider si vous voulez forcer l'enregistrement ou si vous voulez ne pouvoir enregistrer que si le fichier n'est pas utilisé par un autre utilisateur ;
le taux de compression de votre fichier de comptes ainsi que celui de la sauvegarde. La compression vous permet d'avoir un fichier moins volumineux mais dans ce cas, celui-ci ne sera plus lisible avec un éditeur de texte.
le nombre des derniers fichiers ouverts accessibles par le menu Fichier/Derniers fichiers ;

Sauvegardes

Vous pouvez :

choisir la sauvegarde à l'ouverture du fichier, avec extention automatique du nom de fichier, mais cette sauvegarde s'effectuera à la racine de votre répertoire personnel ;
faire une sauvegarde automatique. Dans ce cas, il vous faudra indiquer un nom de fichier de sauvegarde ainsi que son chemin d'accès.
régler le niveau de compression de la sauvegarde.

17.2 Importer

Dans cette onglet, vous pouvez chercher des opérations n jours autour de votre date de l'opération importée.

Figure 17.2 : Configuration des opérations planifiées

17.3 Programmes

Vous devez renseigner Grisbi pour pouvoir imprimer les états via Latex.

Figure 17.3 : Configuration des opérations planifiées

Imprimer l'état

Vous devez entrer :

la commande souhaitée pour Latex (latex par défaut)
la commande souhaitée pour dvips (dvips par défaut)
le nom de votre navigateur internet. Vous devrez certainement indiquer le chemin complet vers le fichier exécutable si vous rencontrez des problèmes.

17.4 Affichage

Cet onglet est très important puisqu'il permet de définir toutes les préférences d'affichage dans Grisbi. Il se répartit en plusieurs sous-onglets.

17.4.1 Polices et logo

Figure 17.4 : Modification Polices et Logo

Vous pouvez modifier la police et le logo utilisé (voir figure 17.4) .

Logo de Grisbi

Figure 17.5 : Changer le logo

Vous pouvez utiliser ou non le logo de Grisbi (ou un autre) en (dé)cochant le bouton radio Utiliser le logo
Vous pouvez modifier le logo qui apparaît dans la page d'accueil de Grisbi. Cette option est surtout intéressante pour les trésoriers d'associations (ou assimilés) qui pourront ainsi imprimer des états avec le logo de leur association au lieu de celui de Grisbi. Vous pouvez changer le logo en cliquant dessus et en choisissant un nouveau logo (voir figure 17.5).
Vous pouvez modifier l'animation d'accueil en cliquant sur le logo et en choisissant une nouvelle animation de la même manière que pour changer de logo.

Polices

Figure 17.6 : Modifier la police

Pour changer la police dans Grisbi ;

Cliquez sur le nom de la police actuelle. Une nouvelle fenêtre apparaît (voir figure 17.6)
Sélectionnez la police que vous voulez et validez.

17.4.2 Messages et alertes

Figure 17.7 : Modifier les Messages et alertes

Dans cette section vous pouvez modifier les messages et les alertes que vous renvoie Grisbi (voir figure 17.7) .

Messages d'alertes

Vous pouvez :

Vous faire avertir ou non si les seuils minimums des comptes sont atteints
Vous faire avertir ou non lorsque le fichier de compte est ouvert par quelqu'un d'autre que vous
Vous faire avertir ou non lorsque le fichier est déjà ouvert
Vous faire avertir ou non que le format QIF ne contient pas de devises

Alertes de l'échéancier

Renseignez ici le nombre de jours précédant le rappel d'une échéance.

17.4.3 Adresses et titres

Figure 17.8 : Modifier les Messages et alertes

Vous pouvez modifier le nom du fichier de compte que vous utilisez (voir figure 17.8).
Vous pouvez indiquer deux adresses différentes pour le nom du compte.

17.4.4 Formulaire de saisie d'opérations

Cet onglet vous permet de modifier les actions sur dans les opérations (voir figure 17.9).

Figure 17.9 : Modifier les paramètres de saisie

Presser ENTREE dans le formulaire de sasie d'opérations

Affecte la touche <Entrée> :

soit à la sélection du prochain champ
soit à la validation de l'opération (par défaut)

Champs affichés

Vous permez d'indiquer les champs que vous voulez voir ou pas parmi :

N° opération : le numéro de l'opération est un numéro d'ordre généré par Grisbi. Pour vous permettre de retrouver afficher cette information et la reporter sur votre pièce comptable (et bien évidemment la classer ensuite selon ce numéro) ;
Date de valeur : la date de valeur est la date à laquelle la banque comptabilise effectivement l'opération. C'est à dire que c'est cette date qui fait foi pour le calcul des intérêts et des agios.
Exercices : si vous voulez distinguer vos opérations dans vos états, non par rapport à la date sous laquelle vous les enregistrez mais par rapport à la période comptable à laquelle elles appartiennent réellement, utilisez les exercices (voir le paragraphe 17.5.3 pour la configuration et le paragraphe 18.8 pour l'intérêt d'utiliser les exercices) ;
Imputations budgétaires : si vous voulez faire une comptabilité précise, vous avez tout intérêt à utiliser les imputations budgétaires. Si ce que vous faisiez jusqu'à maintenant vous convient, et si vous n'avez pas envie de vous casser la tête, ne cochez pas cette case. En tout état de cause, prenez tout de même la peine de lire le paragraphe consacré à ce sujet (voir le chapitre 12) ;
Pièces comptables : vous permet de saisir un numéro de pièce comptable (numéro de votre facture de téléphone, ou autre). Il s'agit d'enregistrer dans Grisbi le numéro qui est sur votre facture, et non l'inverse comme dans le premier cas ;
Informations Banque/Guichet : si vous recevez beaucoup de chèques, Grisbi vous permet, moyennant la création d'un compte Chèques à l'encaissement (voir le paragraphe 18.6), de pouvoir imprimer directement votre bordereau de remise de chèques (prévu pour la prochaine version). Il vous faudra indiquer dans cette zone du formulaire de saisie le nom de la banque et du guichet du chèque que vous encaissez afin que le bordereau soit correctement créé. Vous pouvez aussi utiliser ces informations même si vous ne comptez pas imprimer de bordereau de remise ;

Par défaut, utiliser l'exercice

Vous permez de sélectionner par défaut l'exercice que vous voulez :

Soit le dernier exercice sélectionné devient l'exercice par défaut dans Grisbi ;
Soit l'exercice par défaut est l'exercice correspondant à la date entrée ;

17.4.5 Cellules de la liste des opérations

Cet onglet (voir figure 17.10) vous permet de personnaliser totalement l'affichage des opérations dans leur onglet.

Figure 17.10 : Configuration de l'affichage des opérations

Vous pouvez définir :

les informations qui seront affichées ou non dans la fenêtre (et non dans le formulaire comme pour l'onglet Formulaire de saisie d'opération) ;
l'emplacement (ligne et colonne) où elles seront affichées ;
la largeur des colonnes ;
la portée (locale ou globale) des icônes d'affichage ;
les lignes qui s'affichent quand vous cliquez sur les icônes situées en haut de l'onglet Opérations.

Prévisualisation de la liste des opérations

Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en cliquant entre deux colonnes sans relacher et en déplaçant le séparateur avec la souris.
Dans le tableau, vous pouvez réorganiser les items en fonction de vos préférences de manière très simple : cliquez (sans relacher) sur un item est faites-le glisser vers l'endroit désiré.
Vous aurez remarqué qu'il y a plusieurs lignes dans ce tableau : chaque ligne représente la position (en ligne) que l'item aura dans l'affichage des opérations. Selon votre choix (à l'aide des icônes dans l'onglet Opérations), vous pouvez afficher une, deux, trois lignes.

À noter que le titre d'une colonne reprend le libellé de l'information située sur la première ligne, bien que cela n'apparaisse pas dans le tableau.

Contenu de la liste des opérations

Vous pouvez choisir ici les informations que vous souhaitez voir affichées. Cliquez sur un item pour le (dé)sélectionner dans le tableau. L'item apparaît dans le tableau à la première case vide en commençant par la première ligne. Vous pourrez ensuite le changer de place comme nous l'avons vu dans la section précédente.
Vous pouvez indiquer à Grisbi d'ajuster la taille des colonnes dans les mêmes proportions que dans le tableau de prévisualisation en cochant la case adéquate. Je vous conseille plus de définir la taille des colonnes directement dans l'onglet Opérations de la même manière qu'ici.
Vous pouvez demander à Grisbi de retenir ou non la taille des colonnes pour chaque compte. En cochant cette case, vous demandez également à Grisbi de retenir pour chaque compte le nombre de lignes affichées dans l'onglet Opération (voir 6.2).
Le dernier bouton permet, comme son nom l'indique, de rétablir les réglages par défaut.

17.4.6 Liste des opérations

Modes d'affichage

Vous pouvez indiquer ici de manière simple l'ordre d'affichage des items sélectionnés selon que vous désirez un affichage à une, deux ou trois lignes (à l'aide des icônes présents en haut dans l'onglet Opérations). Les lignes sont indiquées en fonction de ce que vous avez saisi dans l'onglet "Cellules de la liste des opérations" dans les paramètres de Grisbi.

Trier la liste d'opérations

Vous avez le choix entre :

un tri en fonction de la date de valeur
un tri en fonction de la date d'opération

Vous pouvez indiqué également à Grisbi de regrouper ou pas les opérations marquées.

17.4.7 Rapprochement

Vous pouvez définir l'ordre d'affichage des opérations des comptes dans la liste des comptes. Sélectionnez un type d'opération et cliqez sur les bouton Monter ou Descendre à droite.

17.4.8 Configuration de l'affichage des informations d'une opération

Dans la partie centrale vous trouverez, sous forme de cases à cocher, la liste des comptes que vous voulez trier par dates.

17.5 Ressources

17.5.1 Devises

Figure 17.11 : Configuration des devises

Vous pouvez dans cet onglet (voir figure 17.11) ajouter ou supprimer des devises, et leur attribuer le symbole que vous souhaitez. Par exemple, si votre système le permet, vous pouvez saisir <AltGr><e> pour l'euro. Vous pouvez aussi indiquer si les devises passeront à l'Euro lorsque vous choisirez de basculer la tenue d'un compte dans cette monnaie.

Vous pouvez également enregistrer le taux de change de cette devise.

Si vous essayez de supprimer une devise utilisée dans un compte, Grisbi refusera.

Si la devise que vous créez n'est pas dans la zone Euro, il vous suffit de décocher l'option, et Grisbi ne vous permettra pas de saisir un taux de change fixe. Ce taux vous sera demandé à chaque opération enregistrée dans cette devise.

Pour information, le tableau ci-dessous reprend les taux de conversion en Euro des monnaies participantes. Depuis le 1^er janvier 1999, ces taux sont fixés de manière définitive et irrévocable. Le tableau exprime la valeur de 1 Euro dans chaque monnaie. Cette valeur se compose d'une séquence de six chiffres significatifs (par exemple : 1 EUR = xx,xxxx BEF).

Devise	Abréviation	Taux
Franc belge	BEF	40,3400
Schilling autrichien	ATS	13,7603
Mark allemand	DEM	1,95583
Peseta espagnole	ESP	166,386
Mark finlandais	FIM	5,94573
Franc français	FRF	6,55957
Livre irlandaise	IEP	0,78756
Lire italienne	ITL	1936,27
Franc luxembourgeois	LUF	40,3399
Florin néerlandais	NLG	2,20371
Escudo portugais	PTE	200,482
Drachme grecque	GRD	340,750

17.5.2 Banques

Vous pouvez ici (voir figure 17.12) ajouter ou supprimer des établissements bancaires et saisir un certain nombre d'informations (nom, adresse, etc.) et également le code banque (c'est celui qui sera affiché dans les propriétés du compte).

Figure 17.12 : Configuration des établissements financiers

17.5.3 Exercices

Figure 17.13 : Configuration des exercices

Cet onglet (voir figure 17.13) se divise en deux parties :

Exercices définis

à gauche : la liste des exercices ;
à droite un bouton pour ajouter un exercice, un bouton pour supprimer l'exercice sélectionné dans la liste et un bouton pour attribuer automatiquement un exercice à toutes les opérations qui en sont dépourvues en fonction de la date de l'opération. C'est le bouton magique pour un fichier importé d'une ancienne version (ou au format QIF) ;

Détails sur l'exercice

Vous pouvez modifier :

le nom de l'exercice (aucune contrainte, vous pouvez inventer ce que vous voulez : par exemple 2002, 2003, mais aussi 2002-2003 ou encore 2002-07) ;
les dates de début et de fin de l'exercice. Attention à ne pas faire chevaucher les exercices ;
une case à cocher pour afficher l'exercice dans la liste du formulaire de saisie des opérations. Vous pouvez ainsi désactiver l'affichage des anciens exercices. Si vous rappelez, dans le formulaire de saisie des opérations, une opération dont l'exercice n'est plus affiché, la mention Non affiché apparaîtra à la place du libellé de l'exercice ;

17.6 Modes de réglement

Cet onglet (voir figure 17.14) vous permet de configurer les différents modes de paiement disponibles dans Grisbi, compte par compte, et donc apparaissant dans la liste déroulante du formulaire de saisie des opérations.

Figure 17.14 : Configuration des modes de paiement

Modes de réglement définis

C'est la partie haute de l'onglet. Vous voyez ici la liste de tous vos comptes (dans l'ordre où ils ont été créés et non celui où ils sont affichés) précédés d'une petite flèche. Un clic sur cette flèche ouvre ou referme la liste des catégories d'opérations disponibles :

débit : précédé de (-) ;
crédit : précédé de (+) ;
virement : un virement bancaire peut être entrant ou sortant. Ce mode doit donc être proposé tant au débit qu'au crédit. Grisbi considère qu'il est neutre.

Par ailleurs, le bouton Ajouter est devenu actif (en fait, il le devient dès qu'un compte est sélectionné) ce qui vous permet d'ajouter un nouveau mode de paiement. Pour créer un nouveau mode de paiement :

Sélectionnez le compte pour lequel vous voulez créer un nouveau mode de paiement. Le bouton Ajouter devient actif. Cliquez dessus.
Un nouveau mode (appelé Nouveau mode de réglement) apparaît à la fin de la liste des modes. Cliquez sur ce mode et la partie centrale devient active. Il vous suffit de paramétrer ce nouveau mode.

Si vous cliquez sur la flèche placée devant débit ou crédit, vous déroulerez la liste des modes de paiement disponibles pour ces comptes. Vous constaterez que l'un d'eux est suivi d'un rond dans la colonne Défaut, ce qui veut logiquement dire qu'à chaque nouvelle opération dans ce compte, la liste des modes de paiement sera positionnée par défaut sur ce mode.

Si vous cliquez maintenant sur un des modes de paiement, vous constatez que la partie basse de l'onglet affiche un certain nombre de renseignements sur ce mode :

Détails sur le mode de réglement

Nom : C'est le nom du mode de paiement, que vous pouvez modifier à volonté. Attention cependant à la longueur ;
Une case à cocher Activer précédée d'une zone de saisie. Si vous cochez cette case, Grisbi incrémentera automatiquement la numérotation du contenu de la zone de saisie nommée n° chèque/virement du formulaire de saisie des opérations. L'application évidente de cette fonctionnalité est la numérotation automatique des chèques, mais tous les modes de paiement peuvent bénéficier de cette option. À vous d'imaginer ce que vous pouvez en faire (vous pouvez numéroter automatiquement vos remises de chèques, par exemple) ;
Une liste déroulante vous permettant de définir le classement de ce mode de paiement : débit, crédit ou neutre (en général les virements sont neutres mais vous pouvez en inventer d'autres) ;

Contabilità personale